Videosorveglianza, deve essere giustificata la conservazione lunga delle immagini

ROMA - Ad eccezione di alcune specifiche disposizioni, è compito dell’azienda individuare i tempi di conservazione delle immagini in caso di videosorveglianza, anche nei luoghi di lavoro.

È questa una delle precisazioni che il Garante della privacy ha fornito nelle Faq pubblicate il 5 dicembre 2020, nelle quali vengono chiariti alcuni adempimenti legati alla tutela della privacy, che si aggiungono a quelli previsti, sul fronte giuslavoristico, dallo Statuto dei lavoratori.

Telecamere di videosorveglianza

Gli obblighi dello Statuto -  L’articolo 4 della legge 300/1970 prevede che sia possibile installare impianti e strumenti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori, solo per determinate finalità, che vanno da esigenze organizzative e produttive, a una maggiore sicurezza sul lavoro, alla tutela del patrimonio aziendale.

Per installare questa tipologia di impianti e strumenti è tuttavia necessario sottoscrivere preventivamente un accordo collettivo con le Rsu o le Rsa, ovvero con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, in caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in diverse regioni. In mancanza di questo accordo, tali impianti e strumenti possono essere installati con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

A seguito delle modifiche apportate dal Jobs Act all’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, è stato adottato un regime che varia a seconda del tipo di strumento utilizzato. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti non possono essere utilizzati, infatti, fatta eccezione per esigenze specifiche e senza l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Inl.

Gli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi e presenze, invece, non sono soggetti ad alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’Inl. In entrambi i casi il datore ha l’obbligo di offrire ai dipendenti un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e ha l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy.

Gli obblighi legati alla privacy - Il Garante della Privacy, il 5 dicembre 2020, è intervenuto proprio su quest’ultimo tema, in ragione delle norme introdotte dal Gdpr, il Regolamento europeo 2016/67. E' stato innanzitutto chiarito che l’istallazione non deve essere preceduta da alcuna autorizzazione del Garante.

Gli interessati devono essere informati che stanno per accedere a una zona videosorvegliata; l’informativa deve essere posta prima di entrare nella zona sorvegliata e può essere fornita anche attraverso modelli semplificati, o per mezzo di cartelli. Non è permessa la conservazione delle immagini registrate, per un periodo più lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono state acquisite.

Salvo specifiche norme di legge, in base al principio di responsabilizzazione, spetta al titolare individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento, e del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere – chiarisce il Garante – nella maggior parte dei casi cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.

Nel caso di una piccola azienda, ad esempio, un periodo di conservazione di 24 ore è più che sufficiente per individuare eventuali furti o danneggiamenti. Tale periodo potrebbe essere ragionevolmente prolungato nei giorni festivi o nei fine settimana in ragione della chiusura aziendale. In alcuni casi può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini, come nel caso in cui si debba dar seguito ad una richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.

La normativa sulla protezione dei dati non si applica nei casi di telecamere spente o “false” fermo restando che, in base all’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, l’installazione, per essere legittima, deve essere preceduta dall’applicazione delle garanzie previste dallo stesso articolo 4.

(Fonte: Il Sole 24 Ore del 15 febbraio 2021)