Videosorvegliare i luoghi di lavoro: l’autorizzazione dell’Ispettorato

di Roberta Rapicavoli - Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

In base a quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, l’impiego di impianti audiovisivi o di altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori è ammesso esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale previa autorizzazione, in mancanza di accordo con le rappresentanze sindacali, dell’Ispettorato del lavoro.

La richiesta di autorizzazione deve riportare quanto indicato nel modello di istanza reperibile sul sito dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Nella prima parte occorre indicare: i dati della società e del suo legale rappresentante; se la società abbia ricevuto o meno una visita ispettiva con prescrizione per la violazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori; le esigenze - organizzative e produttive, di tutela del patrimonio e/o di sicurezza del lavoro - per cui si rende necessaria l’installazione; il numero di lavoratori presenti in azienda; l’assenza delle rappresentanze sindacali o il mancato raggiungimento dell’accordo. Nella parte centrale è contenuto l’oggetto della richiesta, che può consistere nel rilascio dell’autorizzazione preventiva per l’installazione delle apparecchiature di videosorveglianza o per l’integrazione o modifica di un impianto già autorizzato in precedenza. Nell’istanza sono poi contenute le dichiarazioni con cui si attesta che: a) le apparecchiature riprenderanno i luoghi di lavoro connessi alle esigenze per le quali viene richiesta l’autorizzazione; b) le telecamere non riprenderanno luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori (spogliatoi o servizi); c) ove possibile, le telecamere non riprenderanno postazioni di lavoro in maniera continuativa; d) le immagini non saranno in alcun modo diffuse all’esterno, tranne che per la citata necessità di tempestiva consegna all’Autorità giudiziaria competente qualora si verifichi una fattispecie delittuosa; e) si provvederà ad informare tutti i lavoratori nelle forme previste dall’art. 4, comma 3, della legge 300/1970; f) sarà rispettata la disciplina dettata dal Regolamento UE 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali. 

Dire la verità

Occorre prestare attenzione al contenuto di tali dichiarazioni, verificando che quanto riportato corrisponda al vero, consapevoli delle responsabilità penali cui il legale rappresentante incorre in caso di dichiarazioni mendaci previste dall’art. 76 del DPR 445/2000 e della decadenza dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di una dichiarazione non veritiera.

Relazione tecnica

Alla richiesta di autorizzazione deve poi essere allegata la relazione tecnica, in cui occorre illustrare: le specifiche esigenze di carattere organizzativo, produttivo, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale poste a fondamento dell’istanza e le caratteristiche del sistema, indicando, precisamente, la modalità di funzionamento, di conservazione dei dati e loro gestione nonché le caratteristiche tecniche delle telecamere interne ed esterne installate, le modalità di funzionamento del dispositivo di registrazione, il numero di monitor di visualizzazione e il loro posizionamento, la fascia oraria di attivazione dell’impianto, i tempi di conservazione delle immagini ed eventuali motivazioni del prolungamento dei tempi oltre le 24/48 ore, le specifiche modalità di funzionamento del sistema di videosorveglianza. Gli ulteriori allegati dell’istanza sono costituiti da due marche da bollo da euro 16,00 (una per l’istanza stessa e una per il rilascio del provvedimento) e, se viene richiesto il recapito dell’autorizzazione tramite raccomandata, una busta affrancata. Nella parte finale dell’istanza sono infine riportati l’indirizzo pec a cui il legale rappresentante dichiara di accettare eventuali comunicazioni, atti e provvedimenti, nonché i dati della persona cui potranno chiedersi elementi integrativi e chiarimenti in ordine all’istanza.

Presentazione richiesta

La richiesta all’Ispettorato del lavoro deve essere compilata in tutti i suoi campi, anche in formato digitale, e, una volta sottoscritta dal legale rappresentate, deve essere presentata, unitamente agli allegati indicati, alla sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, si potrà presentare un’unica richiesta di autorizzazione alla sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. L’istanza può essere inviata telematicamente, trasmessa per posta ordinaria oppure consegnata a mano all’ufficio competente.

Installazione TVCC

L’installazione del sistema di videosorveglianza deve essere effettuata solo dopo aver ricevuto il provvedimento di accoglimento della richiesta da parte dell’Ispettorato del lavoro. Se si procedesse all’installazione del sistema di videosorveglianza prima di aver ottenuto l’autorizzazione, a prescindere dalla messa in funzione dell’impianto, si agirebbe in violazione dell’art. 4 dello Statuto, esponendosi alle relative sanzioni e responsabilità.