Videosorveglianza: Linee guida sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video

Il Garante per la protezione dei dati personali ha richiamato l’attenzione di Confcommercio sull’importanza di un utilizzo corretto dei sistemi di videosorveglianza.

Lo scorso mese di luglio è stata infatti presentata la Relazione sull’attività del Garante relativa al 2024, dalla quale emerge che i trattamenti legati a impianti di videosorveglianza hanno dato origine a un elevato numero di segnalazioni e reclami, anche se non paragonabile a quelli generati dall’attività di telemarketing, che ha visto invece un aumento significativo dei reclami per sollecitazioni o comunicazioni non richieste.

Sicurezza nel rispetto delle norme

Ormai molto diffusi, gli impianti di videosorveglianza in molti casi rappresentano un valido (se non l’unico) supporto alle attività delle forze dell’ordine soprattutto per individuare gli autori dei reati. Negli anni il loro ruolo è stato riconosciuto anche a livello normativo, con interventi legislativi che ne hanno incentivato l’adozione sia a livello pubblico che privato.

Nella risposta inviata all’Autorità, Confcommercio ha sottolineato come il rispetto delle regole rappresenti un principio fondamentale per gli imprenditori associati. La sicurezza delle attività e delle persone resta una priorità, ma deve sempre conciliarsi con la tutela dei diritti e delle libertà individuali.

L’utilizzo di sistemi di videosorveglianza implica un trattamento di dati personali che deve avvenire nel rispetto dei principi generali del GDPR, in particolare del principio di trasparenza, di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), GDPR. Quest'ultimo richiede - come ben specificato dal Considerando 39 - che “le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento di tali dati personali siano facilmente accessibili e comprensibili e che sia utilizzato un linguaggio semplice e chiaro. Tale principio riguarda, in particolare, l'informazione degli interessati sull'identità del titolare del trattamento e sulle finalità del trattamento e ulteriori informazioni per assicurare un trattamento corretto e trasparente con riguardo alle persone fisiche interessate e ai loro diritti di ottenere conferma e comunicazione di un trattamento di dati personali che le riguardano”.

Gli interessati devono quindi essere informati circa la presenza di una zona videosorvegliata. 

Le principali note informative in tema di videosorveglianza

Occorre richiamare l’attenzione sulle principali note informative in tema di videosorveglianza (Privacy – le principali regole in materia di videosorveglianza; Privacy – Videosorveglianza – Nuovo provvedimento del Garante) pubblicate sul sito web Confcommercio.

Anche il Ministero del Lavoro è intervenuto sull’argomento, fornendo indicazioni rilevanti per una corretta applicazione delle normative (Rilascio autorizzazioni all’uso di impianti rientranti nell’art. 4 dello statuto dei lavoratori). Si ricorda, infatti, che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.

In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi.

In quest’ottica, è utile ribadire le indicazioni pratiche tratte dalle Linee guida europee del 2019 (adottate dal Comitato europeo per la protezione dei dati il 29 gennaio 2020) e dai richiami del Garante, per supportare gli operatori in un’applicazione corretta e consapevole delle norme.
In particolare, come già evidenziato, uno degli aspetti più delicati è l’informazione al pubblico. Chi entra in un esercizio commerciale deve essere messo in condizione di sapere, in maniera chiara e immediata, che l’ambiente è videosorvegliato.

Sistema di informazioni su due livelli

Per questo motivo, le Linee guida prevedono un sistema di informazioni su due livelli.

Primo livello: Un cartello, esposto prima che la persona entri nell’area ripresa. Le informazioni di primo livello devono comunicare i dati essenziali, come le finalità del trattamento, l’identità del titolare, l’esistenza dei diritti dell’interessato e gli impatti principali del trattamento. Possono includere i legittimi interessi perseguiti dal titolare o da terzi e i contatti del responsabile della protezione dei dati, se presente. Devono inoltre indicare dove reperire le informazioni di secondo livello, più dettagliate. La segnaletica deve evidenziare eventuali informazioni inattese per l’interessato, come la trasmissione dei dati a terzi (soprattutto fuori dall’UE) e i tempi di conservazione. In assenza di tali indicazioni, l’interessato può presumere che la sorveglianza avvenga solo in tempo reale, senza registrazioni o trasferimenti a terzi.

Secondo livello: Le informazioni devono essere facilmente accessibili, ad esempio tramite un’informativa completa disponibile in un punto centrale del locale (cassa, reception, sportello informazioni) o affissa in un luogo visibile. Il cartello di primo livello deve sempre rimandare a queste informazioni, che possono essere rese disponibili anche in formato digitale (QR code o link), ma dovrebbero essere facilmente disponibili anche in forma non digitale. L’informativa deve contenere tutti gli elementi obbligatori previsti dall’articolo 13 del GDPR.

Per chiarire meglio come applicare correttamente le regole, le Linee guida propongono alcuni esempi concreti. In uno di questi viene descritto il caso di un esercizio commerciale che utilizza un sistema di videosorveglianza. In tale situazione, ai fini del rispetto dell’articolo 13 del Regolamento, è sufficiente che all’ingresso del locale sia collocato un cartello ben visibile con le informazioni di primo livello. Le informazioni più complete devono invece essere rese disponibili attraverso un’informativa dettagliata, facilmente consultabile all’interno del negozio, ad esempio presso la cassa o in un altro punto accessibile a tutti i clienti. (cfr.pag.30 delle Linee guida).

In linea con il principio di trasparenza, ci sono infine alcune regole essenziali per tutti gli esercenti:

● limitare l’inquadratura alle sole aree di pertinenza, evitando spazi pubblici o proprietà altrui;
● non conservare le immagini più del necessario, se non per motivi documentati;
● rispettare, in presenza di lavoratori, le garanzie previste per i controlli a distanza.

Nell'immagine, il modello di cartello – da compilare in ogni sua parte - indicato dal Comitato europeo come esempio di informazione di primo livello.