Controllo presenze: sicurezza ed efficienza per aziende e strutture ricettive

di Danilo Giovanelli - Solution Engineer Eter Biometric Technologies

L’esigenza di monitorare le presenze, nelle aziende come nelle strutture ricettive, da diverso tempo si è fatta più pressante. Qual è il motivo? Le cause sono diverse ed eterogenee ma si potrebbero individuare essenzialmente due ragioni: le innovative soluzioni tecnologiche, che permettono possibilità di riconoscimento fino ad oggi ritenute appannaggio solo di strutture importanti, e la sicurezza, intesa nella duplice accezione di sicurezza e protezione (security & safety), sicurezza dei beni e delle persone.

Dal punto di vista tecnologico è adesso possibile qualificarsi per accedere in una struttura nei più disparati modi: dai più classici badge e codici, passando per gli innovativi QR Code (pratici da inviare direttamente all’utente senza che sia presente, anche in forma automatizzata), all’utilizzo dei cellulari con tecnologie NFC e BT, fino alle più sicure impronte e volti, che identificano univocamente le persone e non i supporti (la vita dei famigerati furbetti potrebbe essere ben più dura -se si volesse-). Queste tecnologie sono divenute di pubblico dominio e utilizzate quotidianamente da milioni di persone attraverso gli ormai indispensabili smartphone: il passaggio dalla fruizione privata a quella aziendale è divenuto dunque quasi obbligato e l’esigenza di trovare soluzioni pratiche che possano soddisfare le richieste ha dato nuovo slancio a un settore fino ad ora considerato di nicchia e dedicato a necessità strettamente specifiche.

Riconoscimento presenze

Un chiaro esempio è quello del riconoscimento delle presenze aziendali: identificare i collaboratori per produrre cartellini mensili personalizzati si può fare con soluzioni pratiche e veloci, contestualmente sapendo sempre con precisione quante persone sono all’interno dell’edificio in caso di emergenze o evacuazioni. Il software di gestione presenze permette di esportare gli orari dei dipendenti direttamente nei tracciati più comuni o nei formati calcolati più utilizzati, permettendo così all’ufficio paghe di importarli direttamente nei loro software e riducendo i tempi di analisi sia del personale interno all’azienda che si occupa di trasmetterli, come pure agli operatori degli uffici esterni.

Gestione strutture ricettive

Altro importante ambito applicativo è la gestione delle strutture ricettive, dalle più familiari alle più complesse. Sempre più spesso si ha l’esigenza di ospitare utenti fornendo remotamente le credenziali per accedere alla stanza, in assoluta libertà e senza la necessità di consegnare fisicamente nulla al cliente. Una breve mail di benvenuto, corredata da un QR code di accesso, ad esempio, possono permettere al visitatore di accedere alla struttura con il semplice gesto di mostrare il display dello smartphone (gesto che negli ultimi anni è diventato la normalità, anche se per ragioni poco piacevoli). Il proprietario o il receptionist può abilitare la persona per accedere a più ambienti (garage o parcheggi privati, aree benessere, ecc…) e limitarne temporalmente i permessi in base al periodo di soggiorno.

Quali tecnologie

Normalmente questi risultati sono ottenuti unendo dispositivi di accesso di ottima qualità e affidabilità a soluzioni software personalizzabili, che offrono un’ampia base di attività comuni ma che possono anche essere adattate in caso di necessità specifiche. I lettori sono tipicamente collegati in rete LAN per la programmazione e manutenzione e questo può renderli per necessità accessibili remotamente. Il software opera localmente interagendo in tempo reale con tutti i dispositivi garantendo sempre l’efficienza, l’integrità e la precisione dei dati. Queste soluzioni rendono il sistema estremamente flessibile: non solo aziende e strutture ricettive possono usufruirne, ma anche palestre, centri benessere e golf club. In questi casi, oltre a regolamentare gli accessi con crediti a scalare, è possibile anche abilitare docce, erogatori automatici e altro ancora secondo crediti o importi predefiniti nell’atto della sottoscrizione dell’abbonamento. Si è aperto un mondo di possibilità per migliorare la qualità e l’affidabilità della gestione del personale di aziende e di visitatori di hotel, B&B e altro ancora: non resta che prenderne atto e rivolgersi a professionisti in grado di guidare il cliente nella scelta migliore.

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