TVCC: quanto si possono conservare le immagini?

di Roberta Rapicavoli - Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

Le immagini delle persone fisiche raccolte tramite un sistema di videosorveglianza non possono essere mantenute per un periodo indefinito, finché c’è spazio sui dispositivi di registrazione, ma occorre fissare un termine di conservazione, oltre il quale andranno cancellate. Ma qual è il termine di conservazione? Chi lo stabilisce? 

1) Quando il termine è stabilito dalla legge

In alcuni casi esistono specifiche norme di legge che fissano espressamente i tempi di conservazione. Così, ad esempio, l’art. 6, comma 8, del D.L. 11/2009, stabilisce che, nell’ambito dell’utilizzo da parte dei Comuni di sistemi di videosorveglianza in luoghi pubblici o aperti al pubblico per la tutela della sicurezza urbana, “la conservazione dei dati, delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l’uso di sistemi di videosorveglianza è limitata ai sette giorni successivi alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione”, quali sono eventuali specifiche richieste dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso. Chiaramente nei casi in cui il tempo è definito da una norma non si pongono difficoltà: basta fissare il termine di conservazione secondo quanto stabilito dal legislatore. 

2) Quando il termine non è stabilito dalla legge 

Al di fuori dei casi in cui è la legge a fissare il tempo di conservazione, lo stesso deve essere definito direttamente dal titolare del trattamento tenendo conto del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Spetta, cioè, a chi decide di installare e utilizzare il sistema di videosorveglianza individuare i tempi di conservazione delle immagini, considerando i principi generali stabiliti dalla normativa di settore e, in particolare, i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione, in base ai quali i dati personali devono essere trattati e conservati nei limiti di quanto necessario rispetto alle finalità per cui sono acquisiti. Il tempo di conservazione delle immagini deve quindi essere fissato tenendo conto delle finalità perseguite tramite il sistema di videosorveglianza installato.  Ma come, in concreto?

Come stabilito dal Comitato europeo per la protezione dei dati nelle sue linee guida 3/2019 e indicato anche nelle Faq sulla videosorveglianza del nostro Garante privacy, se la TVCC è utilizzata, ad esempio, a protezione del patrimonio per rilevare atti vandalici, i dati personali dovrebbero essere cancellati dopo pochi giorni, arco di tempo normalmente sufficiente a raggiungere lo scopo perseguito con il trattamento. Questo non vuol dire però che non sia possibile superare il limite di 24 o 48 ore. È possibile, infatti, per il titolare, fissare un termine di conservazione più ampio rispetto a quello di pochi giorni, ma solo dopo aver effettuato una specifica e documentata valutazione che consenta di giustificare le esigenze a fronte delle quali intenda, ad esempio, conservare le immagini per 7 giorni o più. Così, per le stesse finalità di tutela del patrimonio, è vero che normalmente il tempo di conservazione dovrebbe essere di 24 ore, ma la chiusura nei fine settimana o il contesto in cui il sistema viene installato potrebbero giustificare un periodo di conservazione più lungo.  

3) Quando il sistema è installato nei luoghi di lavoro

In base a quanto stabilito dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, prima di installare sistemi di videosorveglianza che possono riprendere i lavoratori, il datore di lavoro deve sottoscrivere apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, deve richiedere specifica autorizzazione all’Ispettorato del lavoro. In tali casi, sebbene rimanga sempre valido quanto detto – ossia il fatto che, in assenza di norme di legge che definiscano il tempo di conservazione, lo stesso debba essere fissato dal titolare del trattamento – non si può prescindere da quanto stabilito nell’accordo sindacale o nel provvedimento dell’Ispettorato del lavoro. Se, ad esempio, il datore di lavoro ritenesse di poter conservare le immagini acquisite tramite il sistema di videosorveglianza della propria sede per 7 giorni, ma l’Ispettorato del lavoro, nel provvedimento con cui autorizza l’installazione, dovesse stabilire il termine di 48 ore, è chiaro che, nel fissare il termine di conservazione, si dovrà tenere conto di quanto previsto nel provvedimento autorizzatorio.

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