TVCC: la relazione da allegare all’istanza INL

di Roberta Rapicavoli - Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

Secondo quanto stabilito dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, previo accordo sindacale o, in mancanza, previa autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. 

L’istanza di autorizzazione all’installazione di un sistema di videosorveglianza nei luoghi di lavoro – il cui modello è reperibile sul sito dell’Ispettorato nazionale del lavoro – deve essere compilata con tutte le informazioni indicate nel modello e deve essere corredata degli allegati richiamati all’interno dello stesso, tenendo conto delle responsabilità penali cui si incorre in caso di dichiarazioni mendaci e della decadenza dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di una dichiarazione non veritiera.

Il contenuto della Relazione

Tra gli allegati da presentare unitamente all’istanza di autorizzazione vi è la relazione in cui occorreindicare nel dettaglio le esigenze poste a fondamento della richiesta e descrivere il sistema da installare. Più precisamente, nella richiamata relazione occorre illustrare:

• le specifiche esigenze di carattere organizzativo, produttivo, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale poste a fondamento dell’istanza, indicando e documentando nel dettaglio le effettive ragioni per cui si intende installare il sistema di videosorveglianza; 

• la modalità di funzionamento del sistema, di conservazione dei dati e loro gestione, nonché le caratteristiche tecniche delle telecamere interne ed esterne installate, le modalità di funzionamento del dispositivo di registrazione, il numero di monitor di visualizzazione e il loro posizionamento, la fascia oraria di attivazione dell’impianto, i tempi di conservazione delle immagini ed eventuali motivazioni del prolungamento dei tempi oltre le 24/48 ore, le specifiche modalità di funzionamento del sistema di videosorveglianza.

Come funziona il sistema

Come precisato nelle istruzioni riportate in calce al modello di istanza, occorre descrivere in maniera dettagliata la modalità di funzionamento del sistema di videosorveglianza (precisando, ad esempio, se l’impianto viene tenuto a circuito chiuso, se è collegato a intranet aziendale o se è collegato via internet a postazione remota) ed è utile allegare le schede tecniche degli elementi che compongono il sistema di videosorveglianza.

N° e posizione telecamere?

Tra gli elementi tecnici che occorre riportare nella relazione non si ritrova il numero e l’esatto posizionamento delle telecamere. La ragione di tale modifica rispetto a quanto veniva invece in precedenza richiesto è indicata nella circolare dell’Ispettorato nazionale del lavoro n. 5 del 19 febbraio 2018, in cui si afferma che “lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo (si pensi ad esempio alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione) e pertanto rendono scarsamente utile una analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sono assolutamente rappresentative del contesto lavorativo”. “Del resto – aggiunge l’Ispettorato nella circolare richiamata - un provvedimento autorizzativo basato sulle esibizione di una documentazione che “fotografa” lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale “stato” venga modificato per varie esigenze, con la conseguente necessità di un aggiornamento periodico dello specifico provvedimento autorizzativo, pur in presenza delle medesime ragioni legittimanti l’installazione degli strumenti di controllo”. 

Il ruolo dell’installatore

La relazione contenente le esigenze poste a fondamento della richiesta di autorizzazione e la descrizione del sistema da installare deve essere sottoscritta dal datore di lavoro; considerando però le specifiche tecniche che occorre riportare all’interno della relazione, la società che si occupa della fornitura e installazione del sistema di videosorveglianza può essere chiamata a fornire assistenza nella redazione di tale documento, assumendo così un ruolo di rilievo nella fase propedeutica al ricevimento dell’autorizzazione all’installazione prescritta dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.