Quali obblighi per l’installatore responsabile del trattamento?

di Roberta Rapicavoli - Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

Continua la rubrica, curata dall’Avvocato Roberta Rapicavoli, esperta in Information Technology e Privacy e Docente Ethos Academy, dedicata agli installatori di sistemi di sicurezza e focalizzata sugli obblighi e le responsabilità degli stessi. In questa puntata ci chiediamo: quali sono gli obblighi per l’installatore che opera come responsabile del trattamento?

Partiamo da una precisazione: l’installatore che presta attività di manutenzione e assistenza tecnica e sistemistica sull’impianto di videosorveglianza installato nella sede del cliente opera quale responsabile del trattamento. Perchè? Chi è il responsabile? Cosa comporta tale ruolo e quali obblighi rispettare?

Chi è il responsabiledel trattamento

Il responsabile del trattamento è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento” (art. 4, n. 8 del Regolamento generale sulla protezione dei dati).

I fornitori che svolgono, per conto del titolare, un trattamento di dati personali senza autonomia decisionale in ordine alle finalità e ai mezzi del trattamento, si configurano quali responsabili. Considerando che, attraverso un sistema di videosorveglianza installato, ad esempio, per esigenze organizzative o produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio, si trattano dati personali (le immagini), i fornitori che svolgono attività che comportano trattamenti di tali dati per conto del cliente si configurano quali responsabili.

Cosa comporta rivestire il ruolo di responsabile

Quando si instaura un rapporto che prevede lo svolgimento di attività quale responsabile del trattamento, occorre stipulare con il titolare, in forma scritta, anche in formato elettronico, apposito accordo sul trattamento dei dati. L’accordo definisce i profili relativi al trattamento svolto dal responsabile a fronte del rapporto contrattuale in essere. Nella predisposizione di tale documento, occorre considerare quanto stabilito dall’art. 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati, che fissa dettagliatamente le caratteristiche dell’accordo e il suo contenuto.

Obblighi da osservare

Il responsabile del trattamento è tenuto ad operare nel rispetto di quanto contenuto nell’accordo sul trattamento sottoscritto con il cliente, rispondendo altrimenti contrattualmente per l’eventuale inadempimento degli obblighi stabiliti dalle parti. Alcuni obblighi richiamati nell’accordo sono però posti in capo al responsabile dal legislatore e non dal cliente. Così, ad esempio, l’obbligo di tenere il registro dei trattamenti effettuati per i titolari per cui si opera come responsabile oppure l’obbligo di adottare le misure idonee a garantire la sicurezza dei dati trattati. 

Si tratta di obblighi, distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari, che il responsabile del trattamento deve osservare al fine di evitare di incorrere nelle sanzioni previste dalla normativa di settore nel caso di loro violazione.