Qualificare l’installatore di sicurezza: quali documenti per una corretta gestione aziendale?

di Paolo Gambuzzi - Vice-presidente di A.I.P.S.

Per i professionisti dell’installazione di sicurezza non basta essere bravi tecnici e commerciali: occorre dedicare tempo e risorse anche alla gestione di quella documentazione – in parte obbligatoria – che ha lo scopo di assicurare un rapporto professionale e trasparente con i clienti e di tutelare l’azienda installatrice nel caso di verifiche o contestazioni. A.I.P.S. ha predisposto una traccia per quei documenti che, a vario titolo, vanno quotidianamente utilizzati.

Modulo di Sopralluogo

Deve contenere i dati in ingresso, quali:

• Informazioni generali
• dati di contatto e informazioni per l’organizzazione pratica del lavoro (ad es. se c’è una predisposizione, o se occorre prevedere un’attrezzatura particolare);
• dati necessari a formulare in generale una corretta analisi del rischio e, nel caso dell’impianto antintrusione, a dimensionarlo secondo la norma CEI 79-3;
• dati che permettono di inquadrare l’impianto ai sensi del DM n. 37/2008 e relativa conformità;
• esigenze e aspettative del cliente rispetto alla tipologia di impianto prescelto, più ulteriori dati tecnici specifici;
• autorizzazione al trattamento dei dati personali:
• dati utili all’azienda installatrice per monitorare i propri processi di marketing, annotando attraverso quali canali è stato raggiunto il cliente per ottimizzare le azioni future.

Preventivo

Deve contenere le informazioni tecniche, i costi e le condizioni di fornitura ed anche:

• informazioni preliminari sulle leggi e norme che regolamentano l’installazione impianti;
• consigli pratici per la scelta di un installatore professionale.

Contratto d’ordine con le condizioni generali

• Ordine dell’Impianto – Facoltà di recesso 
• Tempo di installazione e messa in servizio dell’impianto - eventuali modifiche e responsabilità
• Caparra confirmatoria
• Modalità e tempi di pagamento dell’impianto
• Garanzia dell’impianto e condizioni di fruizione della stessa
• Comunicazione di valutazione rischi
• Diritto di accesso e Collegamento Teleassistenza e Ricezione eventi remoti
• Consenso al Trattamento dei dati Personali
• Liberatoria Limitazione Dimensionamento Impianto e eventuali autorizzazioni preventive
• Cessione del contratto.

TVCC in luogo di lavoro 

Si possono installare strumenti di videosorveglianza in un luogo di lavoro solo previo accordo sindacale, oppure, in mancanza di accordo o in mancanza di rappresentanza sindacale, previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro (l’installazione può essere eseguita solo a seguito dell’autorizzazione). Sul sito dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro sono disponibili i modelli con le istanze di autorizzazione.

Dopo l’installazione di TVCC 

• il Titolare del trattamento dei dati all’occorrenzanomina un responsabile della gestione dei dati registrati;
• informa i dipendenti sull’esistenza dell’impianto;
• incarica il personale autorizzato alla visione delle immagini, fra cui anche l’installatore;
• forma il personale addetto alla videosorveglianza; 
• affigge le informative minime (cartelli) della presenza di telecamere, in prossimità degli accessi e delle aree videosorvegliate che informino i clienti, ospiti o visitatori;
• predispone le misure minime di sicurezza.

Verbale di collaudo contenente

• intestazione in cui annotare la data di rilascio, il tipo di impianto, la sua ubicazione, i dati del committente e i dati della persona a cui viene rilasciato il documento e che lo sottoscrive 
• lista delle verifiche funzionali per la messa in servizio e consegna per ogni tipologia di impianto: antintrusione, videosorveglianza, antincendio.

Dichiarazione di conformità alla regola dell’arte

Al termine dei lavori, previa effettuazione delle verifiche previste dalle norme, comprese quelle di funzionalità dell’impianto, l’installatore rilascia al committente e allo Sportello unico del Comune la Dichiarazione di Conformità, di cui fanno parte integrante la relazione contenente la tipologia dei materiali impiegati, il progetto e copia del certificato di riconoscimento dei requisiti. Al cliente consegna inoltre il manuale d’uso e manutenzione, ecc.

Contratto di manutenzione e assistenza tecnica

• Ordine manutenzione – validità -  Facoltà di recesso 
• Tipologia e prestazioni del contratto
• Tariffario
• Prezzi e pagamenti del canone
• Comunicazione di valutazione rischi
• Autorizzazione all’accesso da remoto e collegamento teleassistenza e ricezione eventi
• Consenso al Trattamento dei dati Personali.