Email promozionali a prova di privacy

di Roberta Rapicavoli, Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

Una società o un professionista che intende utilizzare la posta elettronica per inviare messaggi promozionali deve considerare quanto previsto dall’art. 130 del Codice privacy che, anche in seguito alla modifica apportata dal decreto di armonizzazione di recente pubblicazione (d. lgs. 101/2018, contenente le disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679), continua a disporre che l’uso di sistemi automatizzati, come la posta elettronica per finalità di marketing, è consentito solo con il consenso del contraente o utente. L’invio di email per finalità di marketing richiede cioè che il destinatario dei messaggi, ricevute tutte le informazioni previste dagli artt. 13 e 14 del Regolamento generale sulla protezione dei dati, presti il consenso al trattamento.

IL CONSENSO

Il consenso deve essere espresso liberamente (senza, cioè, che la scelta di non autorizzare il trattamento per finalità di marketing possa impedire l’acquisto di un bene o l’adesione ad un servizio) e deve essere manifestato in un momento precedente rispetto all’invio del messaggio (non è cioè possibile inviare una prima email di contenuto promozionale o pubblicitario con cui chiedere l’autorizzazione). Il consenso deve essere raccolto in modo tale che sia possibile, per la società o il professionista che effettui l’attività di marketing (titolare del trattamento), provare che il destinatario delle email promozionali abbia autorizzato espressamente e specificamente il trattamento dei suoi dati per tali finalità. Ciò, in concreto, si traduce nel richiedere di esprimere il proprio consenso per iscritto, in fase di sottoscrizione del contratto o compilazione del modulo di iscrizione a un corso o evento, oppure nel prevedere apposita casella o tasto all’interno di una pagina web che l’utente potrà selezionare per autorizzare il trattamento per finalità di marketing.

SOFT SPAM

Esiste un’ipotesi di eccezione rispetto alla regola che impone di acquisire il consenso del destinatario prima di effettuare l’invio di email promozionali: il soft spam. Secondo quanto stabilito dal comma 4 dell’art. 130 del Codice privacy, infatti, se il titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e sempre che l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. Il soft spam rappresenta un utile strumento per contattare i propri clienti, anche senza aver acquisito il loro consenso, ma è necessario ricordare che si tratta di un’eccezione limitata al canale della posta elettronica e che occorre mantenersi entro i limiti individuati dalla disposizione esaminata perché l’invio della mail promozionale senza consenso non configuri un trattamento illecito.

ATTENZIONE AI LIMITI

Talvolta si è tentato di richiamare il soft spam per giustificare l’invio di email promozionali a soggetti che, in occasione di acquisti effettuati online, avevano conferito il loro indirizzo di posta elettronica, senza però ricevere alcuna informazione in ordine al suo utilizzo per fini marketing e senza aver avuto occasione di opporsi. E, ancora, si è cercato di far rientrare nel concetto di beni o servizi analoghi ciò che palesemente non lo era, nel vano tentativo di giustificare un trattamento di dati che in realtà poteva essere effettuato solo dopo aver acquisito il consenso. Chi intende allora avvalersi dell’eccezione del soft spam, deve prestare attenzione a rispettare i limiti indicati nell’art. 130 comma 4 del Codice privacy, ricordando di poter promuovere solo prodotti o servizi analoghi a quelli acquistati, utilizzando l’indirizzo email fornito in occasione della vendita, purché però il cliente, adeguatamente informato, non si sia opposto. Al di fuori dell’ipotesi del soft spam, invece, occorre seguire la regola generale, che – come visto – richiede di acquisire il consenso del destinatario prima di inviare comunicazioni promozionali tramite posta elettronica.