TVCC nei condomini e privacy: regole da osservare

Sempre più frequentemente si ricorre alla videosorveglianza in ambito condominiale. Spesso, però, si dimentica che l’impiego di tale strumento, comportando un trattamento di dati personali, richiede, da parte del Condominio, il rispetto della normativa privacy, ossia del Regolamento UE 2016/679 (noto anche come GDPR) e del D. lgs. 196/2003 (Codice privacy).

di Roberta Rapicavoli - Avvocato esperto in Information Technology e privacy e Docente Ethos Academy

Ecco un decalogo (+ 3) di regole da osservare per impiegare la videosorveglianza nei condomini nel rispetto della normativa privacy. 

1 La decisione di ricorrere alla videosorveglianza deve essere adottata tramite apposita delibera condominiale con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio. In mancanza, il trattamento svolto tramite videosorveglianza non sarebbe lecito.

2 Nel caso in cui il Condominio abbia dipendenti che possono essere inquadrati dalle telecamere (si pensi al portiere), l’installazione del sistema deve avvenire nel rispetto delle garanzie previste dallo Statuto dei lavoratori, espressamente richiamato dal Codice privacy.

3 Il ricorso alla videosorveglianza è ammesso solo in presenza di specifiche e legittime finalità che non potrebbero essere perseguite con strumenti meno invasivi. Così, ad esempio, un Condominio potrà installare un sistema di videosorveglianza per garantire la sicurezza dei locali condominiali, per cui non sarebbe sufficiente o non attuabile il ricorso al servizio di guardiania.

4 Il trattamento dei dati personali è lecito solo se ricorre una delle condizioni stabilite dal GDPR. Tale base giuridica, nel contesto condominiale, è generalmente da rinvenire nel legittimo interesse che richiede un bilanciamento degli interessi coinvolti.

5 La scelta del sistema di videosorveglianza da adottare deve essere effettuata considerando le esigenze per cui si intende ricorrere a tale strumento, optando per una soluzione che consenta di acquisire i soli dati necessari e astenendosi dall’impiegare un sistema che rileverebbe dati eccedenti (come avverrebbe nel caso di un sistema di riconoscimento facciale per un mero controllo finalizzato alla protezione delle aree comuni).

6 Se si impiega un sistema di registrazione, occorre definire il tempo di conservazione delle immagini in base alle finalità per cui le stesse sono acquisite, tenendo conto di quanto indicato dal Garante privacy nelle sue faq sulla videosorveglianza, secondo cui in ambito condominiale è congruo ipotizzare un termine di conservazione che non oltrepassi i 7 giorni.

7 Il sistema di videosorveglianza deve inquadrare le sole aree comuni che necessitano di sorveglianzaper le esigenze perseguite. Nel definire le aree da sorvegliare occorre, quindi, prestare attenzione ad escludere dalle riprese spazi non condominiali (come la strada pubblica o aree private dei singoli condomini) o zone comuni che non rilevano per le finalità per cui si è fatto ricorso alla videosorveglianza (perché, ad esempio, già ben visibili al portiere o a chi svolge servizio di guardiania).

8 Se il trattamento effettuato tramite la videosorveglianza può presentare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone fisiche (come nel caso in cui il Condominio ha dipendenti che potrebbero essere ripresi tramite le telecamere), occorre effettuare una valutazione di impatto.

9 Le immagini acquisite tramite la videosorveglianza, al pari degli altri dati personali, devono essere protette con specifiche misure di sicurezza. A tal fine, occorre adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi, tenendo conto del sistema nel suo complesso, sia nella sua parte fisica che logica.

10 Occorre individuare i soggetti che saranno coinvolti nel trattamento, distinguendo coloro che operano come persone autorizzate (a cui andranno fornite le specifiche istruzioni) da coloro che svolgono attività per conto del Condominio quali responsabili del trattamento (con cui andranno sottoscritti specifici accordi).

11 Chi verrà ripreso dalle telecamere deve ricevere apposita informativa privacy contenente le informazioni sul trattamento svolto tramite il sistema di videosorveglianza. A tal fine il Condominio deve apporre un cartello con le informazioni essenziali in modo che lo stesso sia visibile prima di entrare nell’area sorvegliata e deve poi indicare come poter accedere alle ulteriori informazioni richieste dalla normativa, che potranno essere raggiunte, ad esempio, tramite il sito condominiale o rivolgendosi alla portineria.

12 Occorre definire le linee guida per dare riscontro ad eventuali richieste con cui gli interessati esercitano i diritti stabiliti dal GDPR e le procedure da seguire per gestire eventuali violazioni di sicurezza.

13 Il trattamento svolto tramite la videosorveglianza rientra tra i trattamenti che occorre riportare all’interno dei registri del trattamento. Il Condominio che impieghi tale strumento, pertanto, dovrà aggiornare il registro, inserendo le specifiche relative al nuovo trattamento.