La gestione dei visitatori (nelle imprese e negli uffici)

Prenotazione, accoglienza, registrazione, apertura e chiusura della visita, localizzazione, report… Queste e altre le operazioni che attengono alla gestione dei visitatori occasionali e abituali nell’ambito di aziende pubbliche e private. Un iter articolato e complesso con implicazioni di privacy e security. Per automatizzare le procedure e tenere tutto sotto controllo, il mercato offre una vasta scelta di soluzioni hardware e software. Alcune semplici altre sofisticate, alcune indipendenti altre integrate nei sistemi elettronici di controllo accessi. Facciamo il punto.

della Redazione

In molte aziende la registrazione dei visitatori, l’apertura e la chiusura delle visite, la reportistica, avvengono ancora oggi attraverso l’impiego di registri cartacei o fogli elettronici a cura degli addetti all’accoglienza (tipicamente la reception o il posto di guardia). L’esigenza di informatizzare la gestione dei visitatori occasionali (clienti, fornitori, ospiti ecc.) e abituali (lavoratori di imprese esterne, consulenti, stagisti ecc.) è sempre più sentita sia per stare al passo coi tempi sia per ridurre i costi e rispettare la legge. Da tempo ormai il mercato offre un’ampia scelta di soluzioni, indipendenti (anche in cloud) o integrate nei sistemi elettronici di controllo accessi fisici basati su badge, transponder e impronte biometriche. Entriamo nel dettaglio.

Prima della visita

Una “visita” da parte di un soggetto esterno all’azienda si sviluppa tipicamente attraverso cinque fasi temporali e operative: prenotazione, registrazione, apertura (inizio), svolgimento, chiusura (termine). L’appuntamento (prenotazione) viene preso di volta in volta dal visitatore occasionale (e in genere una tantum da quello abituale) o è fissato dal referente aziendale, dopo avere stabilito un contatto (telefonico, via e-mail, in presenza ecc.) e definito gli estremi della visita (data, ora, motivo, durata ecc.). Sono rari i casi in cui un visitatore si presenti spontaneamente e chieda di interloquire con qualcuno senza prima aver preso accordi. La registrazione attiene ai dati del visitatore (nome, cognome, azienda di appartenenza, targa del veicolo ecc.) in gran parte desunti da un documento d’identità che, presentato all’accettazione, viene restituito subito dopo o trattenuto fino al termine della visita, nonché quelli relativi alla visita stessa (referente, motivazione ecc.). La reception è in genere preventivamente informata sugli ospiti che si avvicenderanno nel corso della giornata. Nei casi in cui il soggetto risulti già registrato nel database (e i dati anagrafici siano ancora disponibili e validi), è sufficiente annotare solo gli estremi della visita. Questa fase include, in genere, il rilascio di un pass usa e getta o di un badge (con l’eventuale abilitazione automatica e temporale al transito attraverso uno o più varchi controllati) e di uno più documenti (cartacei o digitali) quali, ad esempio, la richiesta di consenso al trattamento dei dati personali, le norme di comportamento da tenere in materia di sicurezza, il foglio da far firmare al visitato e restituire al check-out. Per superare il servizio accettazione (o alleggerire il lavoro della reception) sono disponibili applicazioni software specifiche tra cui una dedicata alla preregistrazione e una all’autoregistrazione. Nel primo caso il visitatore, dopo aver concordato la visita e ottenuto il benestare via web, riceve sulla propria e-mail o smartphone un QR code. Il codice, presentato al chiosco di accoglienza all’ingresso dell’azienda, permetterà di registrare l’arrivo e notificarlo al referente. Se previsto, lo stesso QR code, viene usato sui varchi controllati (tornelli, porte ecc.) per accedere direttamente all’edificio o alle aree interne. Nel secondo caso la registrazione dei dati (con il contestuale rilascio di un pass cartaceo con codice QR o di un badge) precede la visita ed è eseguita in autonomia sul “totem” di accettazione, indipendente o condiviso con la reception.

Durante e dopo la visita

L’apertura della visita inizia nel momento in cui la reception (o il totem), dopo aver notificato al referente l’arrivo dell’ospite e ottenuto il benestare a procedere, ha concluso le pratiche di check-in. Il visitatore può così raggiungere il luogo stabilito (ufficio, reparto ecc.), direttamente oppure accompagnato da un addetto. Lo svolgimento della visita (permanenza all’interno dell’azienda) può durare da pochi minuti a uno o più giorni, riguardare un solo referente o un gruppo di interesse, una o più attività (colloquio, trasporto, meeting, prestazione ecc.). In qualunque momento il personale autorizzato può conoscere dalla propria workstation o dispositivo mobile quali sono gli appuntamenti passati e imminenti, gli esterni presenti in azienda ed eventualmente localizzare i singoli soggetti nell’ambito dell’edificio. La chiusura della visita (check-out), infine, coincide con il momento in cui il visitatore abbandona la sede della società dopo essersi recato al punto self service o alla reception (firma, consegna del foglio sottoscritto dalla persona incontrata, ritiro del documento d’identità).

Privacy e sicurezza 

La gestione dei visitatori deve rispettare la legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e le norme per la sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro (d. lgs. 81/2008). La prima impone, tra l’altro, una serie di adempimenti e comporta alcune ristrettezze sul trattamento e sul periodo di conservazione dei dati (quest’ultimo in contrasto con l’esigenza di mantenere un archivio storico). La seconda obbliga l’azienda a fornire all’ospite le istruzioni necessarie sul comportamento da tenere in materia di sicurezza e ad avere una situazione in tempo reale dei presenti (e di eventuali loro disabilità) al fine di poter intervenire in caso di emergenza.

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