TVCC nelle scuole: che fare? 1 - Procedure concertative

di Maria Celeste Scrufari - Avvocato – Dottoressa di Ricerca (Univ. “Mediterranea” RC) – Responsabile Protezione Dati

Una volta tracciate le principali norme di riferimento da osservare nella fase di progettazione di un sistema di videosorveglianza (Secsolution Magazine, Dicembre 2021 pag. 90), ci si domanda cosa deve concretamente fare un Dirigente Scolastico che, nella qualità di Titolare del Trattamento, è tenuto a rispettare tutti gli adempimenti che si impongono nella prassi corrente per l’installazione e l’utilizzazione di detto impianto.

Come è stato in precedenza osservato, i sistemi audiovisivi, per la loro peculiare pervasività, possono impattare sulla privacy di ciascuno, sicché il Titolare del Trattamento deve dimostrare di avere adottato tutte le misure tecniche ed organizzative più adeguate, sotto il profilo della protezione dei dati personali, nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (principio di accountability) ed a tutela della dignità e della riservatezza dei propri dipendenti. In questi termini, invero, è proprio l’art. 5, par. 2, del Regolamento - che richiama, a sua volta, il Considerando 74 -, ad illuminare il raggio d’azione del Dirigente Scolastico, al quale spetta comprovare la conformità delle attività di trattamento con il Regolamento stesso e l’efficacia delle misure idonee adottate, tenendo conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Il diritto del lavoro

Considerato, poi, che l’Istituto è, a tutti gli effetti, il luogo operativo di lavoro di tutta la comunità scolastica, occorre, innanzitutto, che il Dirigente Scolastico renda compatibile la realizzazione dei dispositivi video anche con le norme contenute nella L. n. 300/1970, c.d. Statuto dei Lavoratori, che rappresenta la disciplina più importante a tutela della libertà e della dignità dei lavoratori nei luoghi di lavoro. Precisamente, l’art. 4, così come modificato dal D. Lgs. n. 81/2015 (c.d. “Jobs Act”), stabilisce che «Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali».

Nessun impedimento dunque per il Dirigente Scolastico che voglia mettere in sicurezza l’Istituto ed i beni della Scuola dal rischio di furti o di eventuali episodi vandalici, a condizione che vengano tuttavia osservate alcune specifiche ed imprescindibili finalità connesse alle esigenze organizzative e produttive, alla sicurezza del lavoro ed infine alla tutela del patrimonio scolastico.

Sono soltanto queste, infatti, le c.d. ragioni legittimanti il controllo a distanza o presupposti di legittimità che rendono ammissibile l’impianto di videosorveglianza, così come precisato dalla Circolare dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, n. 5 del 19 Febbraio 2018, quale preziosa fonte di riferimento sulle indicazioni operative relative alle problematiche connesse all’installazione ed all’utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo.

Procedure concertative

Ad affiancare tali presupposti, non può tuttavia disconoscersi un altro fondamentale requisito, richiesto dalla norma di cui al predetto art. 4, che riguarda l’accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. Ciò significa, dunque, che, prima di procedere alla fattiva realizzazione del progetto di videosorveglianza, il Dirigente Scolastico dovrà essere debitamente autorizzato dagli organi competenti, attivando le procedure concertative che si rendono all’uopo necessarie.

Accordo con le rappresentanze sindacali

In primo luogo, occorrerà ottenere il buon esito dell’accordo collettivo stipulato dalle rappresentanze sindacali in essere all’Istituto, precisando nel relativo verbale che trattasi di un impianto esclusivamente predisposto per ragioni di sicurezza all’interno ed all’esterno da eventuali atti illeciti ed a tutela del patrimonio scolastico da eventuali episodi di furti e vandalismo, restando esclusa ogni altra finalità di controllo diretto e a distanza dell’attività dei lavoratori, nello svolgimento della loro prestazione, in ossequio al dettato normativo dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. In detto accordo, occorrerà inoltre sottolineare che l’utilizzazione del sistema di videosorveglianza risulta pienamente conforme ai principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei dati del Regolamento UE 2016/679, oltre che rispettoso del diritto dello studente alla riservatezza (ex art. 2, D.P.R. n. 249/1998), atteso che le riprese sono esclusivamente circoscritte alle sole aree indicate nella planimetria allegata al Progetto Tecnico redatto dalla Ditta installatrice degli impianti, con esclusione dei luoghi di lavoro del personale e dei servizi igienici e con attivazione degli impianti soltanto negli orari di chiusura dell’Istituto. Non meno rilevante sarà, infine, ribadire che le attività di trattamento relative alla registrazione, alla conservazione ed all’utilizzo dei dati avverranno nel rispetto di quanto stabilito dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (vedi Provv. del Garante in tema di videosorveglianza dell’8.04.2010) e dalle Linee Guida Europee n. 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video (vedi European Data Protection Board n. 3/2019).

Autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente

Nell’ipotesi in cui non si dovesse raggiungere un accordo con le Rappresentanze sindacali, l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori prescrive che, in mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di videosorveglianza possono essere installati previa autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro, rilasciata a seguito di istruttoria eseguita in ordine alla presentazione dell’istanza (v. Modulo INL Istanza di autorizzazione all’installazione di impianti audiovisivi). Sarà dunque compito del Dirigente Scolastico redigere tale domanda, indicando le specifiche finalità per le quali si richiede la singola autorizzazione da parte dell’Ufficio ispettivo, che dovrà attentamente valutare la documentazione prodotta dall’istante sulle caratteristiche tecniche degli impianti e sulle modalità di funzionamento, di conservazione e di gestione dei dati acquisiti dai dispositivi video e, successivamente, verificare se detta attività di controllo risulti effettivamente legittima, in quanto coerente e funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato.

Informativa

Una volta ottenuto il provvedimento autorizzativo, il Dirigente Scolastico è tenuto poi ad osservare gli obblighi informativi nei confronti di tutto il personale dipendente in organico all’Istituto, rendendo note tutte le aree sottoposte a videosorveglianza, con adeguata segnalazione e predisposizione di Informative, semplificate e di dettaglio, nel rispetto di quanto stabilito dal menzionato art. 4 e dalle vigenti disposizioni generali in tema di protezione dei dati personali.

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